Qualunque programma si utilizzi, è fondamentale fare periodicamente le copie degli archivi. A questo scopo, si possono usare:

• cassette magnetiche
• CD, DVD
• dischi esterni (in rete locale, internet o rimovibili)
• chiavette USB
• floppy disk (obsoleti e sconsigliatissimi)

Si possono utilizzare supporti diversi, a seconda della cadenza di copia. Supponendo di utilizzare le cassette, ad esempio, si può fare:

• cassetta 1a: copie giornaliere cassetta
• cassetta 2a: copie del venerdì (o altro giorno della settimana)
• cassetta 3a: copie del primo del mese
• cassetta 1b: copie giornaliere
• cassetta 2b: copie del venerdì
• cassetta 3b: copie del primo del mese

Alternando la copia "a" a quella "b", si hanno sempre a disposizione:

• la copia del giorno precedente (1a o 1b)
• la copia della settimana precedente (2a o 2b)
• la copia del mese precedente (3a o 3b)

Probabilmente risulta più comodo ed economico fare le copie su CD o DVD. Su di un singolo CD si possono copiare i dati di Millesimo/Veloce di almeno 10 giorni (supponendo 50 Mb di dati), accodandoli ogni volta. Usando una scatola di 10 CD, alternandoli ogni giorno, si ottiene:

• CD 1: copie del 1, 11, 21 ed eventualmente 31 del mese
• CD 2: copie del 2, 12 e 22 del mese
• CD 3: copie del 3, 13 e 23 del mese
• ...
• CD 10: copie del 10, 20 ed eventualmente 30 del mese

Operativamente è sufficiente prendere il primo CD della scatola, copiarci sopra i dati e rimetterlo nella scatola come ultimo. Quando un CD è pieno, lo si mette in un'altra scatola e lo si sostituisce con uno nuovo. Ad inizio mese, si può ripartire dal CD 1 o proseguire nella sequenza. In questo modo, un intero anno di copie richiede solo 4 scatole di CD. Sono molte di meno, se si utilizza un masterizzatore DVD, al posto del CD.

Conviene rinominare la cartella archivi, sul CD, con il giorno della copia, così da avere tutte le copie effettuate sempre disponibili (sennò su CD si vede solo l'ultima sessione). Ad esempio:

• 1) si inserisce il CD
• 2) si trascina sul CD la cartella C:\Programmi\Millesimo\Archivi oppure C:\Programmi\Veloce\Archivi
• 3) la si rinomina con la data odierna (esempio: 13-06-2007 oppure 2007-06-13)
• 4) si esegue "scrivi file su CD"

Personalmente sconsiglio di usare CD riscrivibili e non amo particolarmente le cassette... anche se sono sicuramente più affidabili dei CD. La cassetta perde però la sua affidabilità se viene usata spesso... a causa del logorio del nastro. Ovviamente un CD non riscrivibile viene usato meno volte della cassetta, giusto per accodare i vari backup. Le chiavette USB sono comode ma non saprei dire quanto esse siano effettivamente affidabili.

Le copie di sicurezza andrebbero tenute anche in locali diversi dall'ufficio... più distanti sono e meglio è.

Infine si ricordi che la conservazione dei supporti è altrettanto importante della copia. I produttori di solito riportano i suggerimenti sulle confezioni, per questo aspetto. In genere, è meglio evitare di lasciare al sole qualsiasi supporto, così come tenerli in ambienti particolarmente umidi e/o caldi. I supporti magnetici e le chiavette USB possono risentire di campi elettro magnetici o cariche elettrostatiche (queste ultime soprattutto dannose per le chiavette e gli hard disk).

Non si sottovaluti l'importanza delle copie periodiche. Se si trattano tanti dati conviene sicuramente rivolgersi ad un tecnico esperto, per configurare e verificare il proprio sistema e le procedure di backup